Es lógico pensar que, en eventos como conferencias, exposiciones y ferias comerciales o en general en cualquier clase de evento en donde sabemos que vamos a estar un buen rato entretenidos, hace falta una estación de carga. Y es que después de todo los dispositivos móviles forman parte de nuestro día a día, para algunos más importante que para otros, pero son fundamentales en la vida diaria y quedarse sin batería no es precisamente algo bueno, especialmente si estamos lejos de casa.
Así que, en cualquier clase de evento, tener WiFi es fundamental ya sea para mantenerse comunicado, navegar a través de la web del evento y de esta forma enterarnos de todo lo que hay para ver, consultar alguna información de urgencia, etc. Por esto, la estación de carga también se vuelve fundamental para quienes tienen que darle esa “dosis extra de energía” a sus dispositivos cuando se les agota y no pueden seguir usándolos.
Promociona tu evento tanto como te sea posible
Aquí la clave se puede resumir en una frase: «Si alguien que te interesa que asista a tu evento no lo hace, que sea porque no le interesa, no porque no lo conozca». Es así de simple, para que un evento tenga éxito en primer lugar debe tener audiencia que pueda valorarlo, así que tu primera tarea básica es darte a conocer. Utiliza todos los medios a tu alcance, si tu presupuesto es limitado no te alarmes ya que, a pesar de que toda inversión económica siempre es buena, también existen opciones más baratas o incluso gratuitas.
También ten en cuenta el público principal al que te diriges, sus edades y gustos para así potenciar la promoción de tu feria o evento en los ambientes donde más se muevan. Las redes sociales son especialmente útiles para estos objetivos y el gasto en ellas no suele ser demasiado elevado.
No olvides que crear ofertas o promociones especiales temporales también es un buen método de reclamo ya que todo lo que sea temporal genera un extra de necesidad en aquella persona interesada.
Ser original, básico para atraer y satisfacer a tu público
Esto no es nuevo, pero es tan importante que siempre merece la pena recordarlo. Ser original es esencial para que la gente no quiera perderse tu evento y para que, una vez estén en él, se les haga inolvidable. Si tu evento es muy similar a los habituales, a la gente no le impactará y, por tanto, no tendrá una huella en su memoria a largo plazo, efecto que siempre buscamos para que no se olviden de nosotros y, especialmente de lo que promocionamos.
Siempre es recomendable buscar que tu feria, evento o congreso impacte de alguna forma en nuestro público, haz una feria temática por ejemplo, si nuestros asistentes son un tipo de público implicado con el tema del evento aprovéchalo y fomenta su participación de alguna forma. En caso de que no sea un público demasiado implicado siempre puedes montar algún pequeño espectáculo visual o de música. En definitiva, diferénciate del resto.
Ten un plan definido para el evento y, como mínimo, otro plan alternativo
Es esencial exprimir nuestros recursos, recuerda que contentar a tu público es la mejor manera de tener éxito y para contentar a tu público la improvisación no es una baza segura.
Siendo así, estudia a tu público, observa sus necesidades (muy relacionado con los dos siguientes puntos), ten muy en cuenta sus gustos e incluso ponte tú mismo al día en la temática del evento, intenta absorber todo lo que puedas sobre dicha temática y, desde ese punto de vista valora qué te gustaría a ti tener en el evento en cuestión. Esto no es sencillo pero a la vez es de lo más útil ya que te permite crear un plan definido y estructurado para que tu público disfrute con tu evento.
El plan debe incluir desde la disposición de los distintos puntos de interés del evento hasta los tiempos de muestra de cada uno de ellos, evalúa qué y en qué momento impactará más en tu audiencia, equilibra bien los momentos mas «aburridos» con los más interesantes para no perder la atención del público, distribuye los productos y/o los oradores de forma inteligente y consigue con todo esto un evento perfectamente diseñado. Si antes conseguiste atraer a la suficiente cantidad de público objetivo, este punto te permitirá rematar la faena y conseguir un éxito asegurado.
No hay que olvidar que para los planes siempre hay que tener en cuenta los imprevistos, por eso es de vital importancia tener al menos mínimamente estudiado un plan B o, incluso, un plan C. Con esto estaremos preparados para casi cualquier situación y evitaremos así vernos superados por un imprevisto.
Por último, pero no menos importante, tengamos en cuenta las necesidades básicas actuales:
WiFi, algo fundamental en los eventos
Fijándonos, por ejemplo, en el caso de los restaurantes que ofrecen WiFi gratis a sus clientes, al asistir a uno de ellos, antes de comer ya pides la contraseña del WiFi y te conectas para estar en breves instantes subiendo fotos del momento que estás viviendo a las redes sociales, enviando mensajes, atendiendo pedidos, etc. El Internet se volvió fundamental en nuestra vida y, a donde sea que vayamos, tener una conexión de internet inalámbrica se vuelve una ventaja sumamente interesante y un plus que los propietarios pueden ofrecerle a sus clientes para hacerles tener una experiencia en general mucho más positiva. Por lo tanto, en cualquier clase de evento el WiFi tiene que ser algo automático, debería ser inercia ya incluirlo en los planes.
Estaciones de carga, cada vez más importantes
Sabemos que el WiFi está muy bien valorado, pero el servicio de WiFi termina siendo inútil si no tienes un dispositivo con batería para usarlo y bueno, el WiFi puede ser temporalmente sustituido por la conexión por datos móviles, en cambio la carga de batería siempre es imprescindible. Por estos motivos podemos decir que, si los clientes ya tienen en tan alta estima el servicio de WiFi gratuito, eso expone en proporciones aún mayores los niveles en los que será agradecido y valorado el servicio de carga.
Recientemente se realizó un estudio en Center for Exhibition Industry Research (CEIR) en donde el 71% de los profesionales que fueron encuestados llegaron todos a la conclusión de que tener sus dispositivos cargados o tener a su disposición una estación de carga fue fundamental para mejorar la experiencia de forma muy positiva tanto para los organizadores como para quienes asisten al evento.
Por otro lado, y para finalizar, también es necesario tener en cuenta que la conexión WiFi es responsabilidad total de los organizadores del evento. En cambio, de las estaciones de carga se encarga una empresa especializada como la nuestra, algo que evidentemente mejora la experiencia de las personas que asisten al evento, consiguiendo así que se hable bien del evento en cuestión en términos generales.